Jun 2019

IBM Maximo CASO DE ÉXITO | Innovación en MAXIMO La experiencia de Puerto Bahía desarrollando nuevas funcionalidades en operaciones de carga general e hidrocarburos.

Solex & IBM Maximo | Caso de éxito Puerto Bahía

Rafael Campo y Gisela Garcia describen su experiencia en el proceso de la implementación de IBM Maximo dentro de Puerto Bahía y como el software se alineó con sus valores corporativos.

Sociedad Portuaria Puerto Bahía es el terminal marítimo multimodal más moderno de Colombia, privilegiado con su ubicación estratégica en pleno corazón de la Bahía de Cartagena, Colombia. Inició sus operaciones en 2015, teniendo como principales accionistas a la Corporación Financiera Internacional (IFC) y Frontera Energy.

Puerto Bahía cuenta con dos (2) terminales: Una para manejo de carga general, y otra para hidrocarburos. La implementación del software Maximo inició en el año 2013, y actualmente todos sus equipos son administrados desde esta aplicación, donde pueden controlar la gestión de sus activos, las órdenes de trabajo, medidores e indicadores clave, ayudando así al buen funcionamiento del puerto.

Rafael Campo Puerto Bahia Cartagena elum 2019

“Iniciamos con el desarrollo de los módulos para la terminal de hidrocarburos, los cuales han sido  un factor clave, dado que el inventario de nuestros clientes y almacenamiento de los tanques se administra desde aquí, desde su recibo hasta su despacho. Estos módulos los desarrollamos por medio de las herramientas que nos brinda el software” Concreta Gisela Garcia, Líder de Aplicaciones de la Dirección de Tecnología y Procesos.

Para el 2014, con un equipo robusto de desarrolladores, se inicia la estructuración de los procesos administrativos de soporte, iniciando específicamente con el módulo de compras. Posteriormente, en el año 2015, se procede con la implementación del módulo de mantenimiento para la gestión de sus activos en cada una de las terminales.

Gisela Garcia Puerto Bahia Cartagena elum 2019

“En 2015 empezamos la implementación del módulo de mantenimiento para las dos (2) terminales, con el inicio de operaciones pasamos de tener un (1) usuario a tener 20, esto nos permitió organizar y dinamizar nuestros procesos”. Expresó Gisela.

Para el 2016, Puerto Bahía se encontraba en proceso de evaluación para adquirir un ERP (Enterprise Resource Planning), y se identificó que Maximo tenía la facultad de parametrizarse para gestionar gran parte del componente administrativo; para esta misma fecha ya contaban con 70 usuarios, y se emprendieron iniciativas para desarrollar nuevas funcionalidades en la aplicación, con lo que se ajustó el módulo de compra con procesos como control presupuestal y flujos de aprobaciones basados en roles y responsabilidades según el manual de procedimientos. En el 2018, con un sistema de gestión de calidad más maduro, se inician nuevos desarrollos para el aumento de productividad en las operaciones y la eficiencia y eficacia en la gestión del mantenimiento, los cuales contribuido a cumplir con los indicadores de desempeño establecidos por la alta dirección.

¿Qué tiene Puerto Bahía Cartagena dentro de Maximo Actualmente?

Teniendo en cuenta las necesidades de Puerto Bahía, dentro de Maximo se tienen implementado módulos de compras, contratos, inventario y desarrollos a la medida para la Terminal de Hidrocarburos y el área Financiera. Los usuarios a medida que terminan sus operaciones de mantenimiento en campo, alimentan Maximo con todo la información, contando con perfiles directivos y técnicos, lo cual ayuda a tener información confiable dentro del sistema y se vuelve imprescindible para la toma de decisiones dentro de la organización en temas de mantenimiento preventivo y correctivo.

“Nuestra área de mantenimiento no está aislada, todos interactúan y eso genera información confiable para que nuestro personal pueda hacer los correctivos necesarios. Cualquier proceso que tenemos dentro de la terminal tratamos de cubrirlo con funcionalidades de Maximo, de esta forma no tenemos que buscar otro software en el mercado y evitamos hacer integraciones que nos puedan salir más costosas desde todos los puntos de vista; manejando todo desde una sola plataforma, nos facilita el trabajo por tener una interfaz para el usuario final”. Indicó Gisela.

¿Cuáles eran los problemas que presentaba Puerto Bahía antes de usar Maximo?

  • Controles manuales ineficientes
  • Incremento en el costo de adquisición de productos
  • Impacto en la presentación de los servicios prestados
  • Reprocesos
  • Problemas de comunicación con proveedores

“Vimos en Maximo un potencial para poder desarrollar todas esas necesidades que teníamos” agrega Gisela Garcia.

Con Maximo realizan los procesos de para el costeo de la operación, administración y planeación de los recursos, alimentado con información del TOS (Terminal Operating System) para que Maximo inicie y finalice el proceso que alimenta la facturación de servicios adicionales a la carga.

Para Gisela Garcia todo es automático, los operadores hacen seguimiento y los supervisores hacen aprobaciones dentro de Maximo y el proceso fluye; entonces es muy ágil para ellos tener una herramienta como ésta dentro de su actividades porque realmente contribuye en la eficiencia de los procesos.

Con las contribuciones del software IBM Maximo y el soporte de Solex, hoy Sociedad Portuaria Puerto Bahía es una compañía con gran reconocimiento en el Caribe por el desarrollo de operaciones eficientes enfocadas a superar las expectativas de sus grupos de interés, constituyéndose así en un actor clave en el comercio internacional.

Gisela Garcia y Rafael Campo Puerto Bahia Cartagena

Gisela Garcia y Rafael Campo Puerto Bahia Cartagena elum 2019