May 2015

IBM Maximo CASO DE ÉXITO | Requisiciones en IMB MAXIMO integrado con ERP.

Lo importante es que el usuario se encuentra actualmente satisfecho y feliz con IBM Maximo y la integración le ha traído ventajas enormes al área de mantención

Watt’s es una empresa líder en alimentos en Chile, que comienza a trabajar con la solución IBM Maximo 5.2 en el año 2006 y el 2015 termina una actualización a versión 7.5. Watt’s tiene más de 2.500 colaboradores de planta y exporta a más de 30 países del mundo, cuenta con marcas como; Lonco Leche, Calo, Chef, Belmont, Regimel, Santa Carolina y hace poco incluyó la marca Frutos del Maipo.

Watt’s integró el módulo Requisiciones de Compra de IBM Maximo con su ERP Baan, y expone en el Encuentro Latinoamericano de Usuarios Maximo 2015 sobre la experiencia con la herramienta y todos los beneficios que trajo consigo esta integración.

“Nosotros iniciamos con un proyecto que era “requisiciones” en el año 2012, la idea era integrarlo con el ERP y asociarlo al proceso de órdenes de compra”.

El gerente de sistemas de Watts explica sobre el proceso del proyecto que el usuario de mantención presentaba un problema muy complejo referente a la gestión de compras; procedimientos manuales, mucha documentación como cotizaciones y otros documentos de los proveedores en papel. Existía una necesidad de presencia física de responsables muy grande, cada vez que se requería una compra había que solicitar al menos tres firmas antes de que el área de compras pudiera hacer la gestión de la compra propiamente tal. Entre el área de mantención y el área de compras la comunicación no era expedita y también había un mayor número de emergencias por falta de mantención comenta Alex.

“El gran objetivo del proyecto fue simplificar el proceso de compra. Eliminando el uso del papel para acceder a una atención de compra más rápida, por otro lado también se propuso disminuir tiempos de tramitación de las solicitudes de compra. No podían perder de vista que necesitaban la integración con el sistema ERP, evitar la doble digitación, el doble trabajo, realizar un flujo de trabajo con aprobaciones electrónicas parametrizables y generar la trazabilidad desde ERP”.

“IBM Maximo tenía dentro de su funcionalidad estándar un módulo de requisiciones de compra que hacía exactamente lo que nosotros necesitábamos, por lo tanto era el camino más seguro y llamamos a Solex”

Solex propone a Watt’s la creación de la solicitud de compra en Maximo (costo, material y mano de obra), parametrizar en Maximo Workflow el flujo de revisión y aprobación de la solicitud, y la integración de la solicitud aprobada en Maximo con el ERP Baan. En el ERP se confirmaría la solicitud de compra y se transformaría en la Orden de Compra.

Dentro del proceso, la herramienta Maximo se comunica con el sistema contable que le entrega el centro de costos asociado. Cada factura está asociada a una Orden de Compra y cada Orden de Compra está asociada a una Orden de Trabajo, por lo tanto en Maximo se puede ver todo el gasto asociado a una Orden de Trabajo. Maximo le envía información al ERP Baan, referente a las órdenes de trabajo, y las solicitudes de compras. El ERP Baan le devuelve a Maximo información de los artículos, bodegas, órdenes de compras y proveedores.Alex se refirió específicamente sobre las ventajas de la integración de Maximo. En primer lugar mencionó la importante disminución de tiempos del proceso. Por otro lado Maximo se refirió al Workflow que permitió la eliminación de papeles y la posibilidad de hacer autorización en remoto.

“Lo importante es que el usuario se encuentra actualmente satisfecho y feliz con IBM Maximo y la integración le ha traído ventajas enormes al área de mantención”