Ene 2017

Facilities and Space Management (Gestión de Instalaciones y Espacios) ¿ServiceNow es sólo para el departamento de TI?

Aunque ServiceNow está típicamente asociado con la Gestión de Servicios de TI, en los últimos años ha estado haciendo un gran trabajo para otras áreas de la empresa. Tal como dicen los políticos “hay que escuchar a la gente”, ServiceNow lo ha hecho ya que los mismos clientes han pedido esta funcionalidad (entre otras que veremos en otros post) siendo este el origen de su estrategia que se centra en los beneficios de la plataforma de prestación de servicios para otras funciones empresariales. Esto ha permitido potenciar la plataforma de ServiceNow hacia nuevas áreas a través de nuevos flujos de trabajo y funcionalidad específica que ha sido muy bien recibido. Esto hace que ServiceNow ahora sea reconocida como la herramienta líder en Gestión de Servicios de la empresa moderna (Everything as a Service).

Cuando las empresas crecen uno de los departamentos donde existe una alta presión y estrés es el de la gestión de las Instalaciones. El contar con múltiples ubicaciones en diferentes ciudades o países, con diferentes edificios y cada uno con distintos requerimientos, hace que las compañías requieran de aplicaciones específicas para ser más eficientes en su control. Que mejor que utilizar una misma plataforma para todos los servicios dentro de una empresa incluida la gestión de Facilities.

Aquí entra en escena la funcionalidad de Administración de Facilities de ServiceNow, que permite crear un Catálogo de Servicios en torno a los requerimientos de los usuarios de las diferentes áreas de la empresa entre otras funciones.

Es así como podemos realizar el modelamiento de todas las instalaciones (geo-referenciadas)  que posee una empresa, identificando cada edificio, piso y espacios útiles de manera de tener un modelo gráfico y totalmente integrado con la gestión de los servicios. De esta forma podemos asignar, por ejemplo, las personas y los activos a cada espacio físico como también las solicitudes de reparación y de ahí comenzar la gestión de los servicios.

 

pantalla de planos de facilities

 

Si pensamos en empresa que cuenta con mucha gente y a su vez es muy dinámica debido al crecimiento en la generación de nuevos negocios y la contratación de personal, hacen que esta funcionalidad sea  aún más crítica. Podemos responder a preguntas cómo,  ¿Dónde está ubicada una persona? o ¿Dónde está un activo?.

Por otro lado podemos hacer gestión del espacio, determinando cómo se está utilizando el espacio físico en cada edificio con el fin de optimizar su uso. También podemos tener claramente publicado a todos los usuarios, las zonas de seguridad de cada edificio, la localización de elementos de seguridad como extintores etc. Finalmente podemos solicitar servicios de mantención y reparación de cada uno de los espacios identificados en el sistema.

Dentro de este escenario, la publicación de un Catálogo de Servicios de Facilities es una pieza fundamental. El departamento de Gestión de Facilities publica su Catálogo de Servicios a todos los usuarios, los que pueden ir desde una solicitud de reparación puntual hasta servicios muy estructurados e incluso con costos asociados y tiempos de respuesta.

 

catalogo de servicios

 

A su vez el departamento de Gestión de Facilities puede estructurar toda la gestión preventiva de las mantenciones de las instalaciones, de manera de tener siempre en buen estado los servicios entregados en cada instalación.

 

dashboard de facilities

 

Es así como por ejemplo, una persona que recién se integra a la empresa tiene una clara visión del lugar donde trabaja, donde se encuentran las personas y los servicios del entorno Facilities que están disponibles con un solo click, incluso utilizando su dispositivo móvil. Por otro lado, el departamento  de Facilities tiene estandarizado todos sus servicios, distribuyendo adecuadamente la carga de trabajo y priorizando de forma eficiente, teniendo la visibilidad completa de sus servicios.

ServiceNow moderniza la gestión de Servicios de Facilities, usando la misma plataforma y en la nube, lo que permite tener una gestión integrada de Facilities incluyendo el uso del espacio físico, la gestión de los servicios y visibilidad de los costos. Todo esto implementado en un corto tiempo utilizando las mejores prácticas de gestión de Servicios provistas por ServiceNow.